CONCURSO MP CE: DICAS PARA ADMINISTRAÇÃO

Meu amigo concurseiro, tudo bem?

A dica de hoje é extremamente valiosa, pois sua aplicação pode tornar sua vida bem mais produtiva! Ora, quando se fala em produtividade, as empresas têm que ser craques em montar sua estratégia e selecionar bem suas PRIORIDADES! Para isso, uma ferramenta poderosa que elas fazem uso é a chamada MATRIZ GUT.

O Método GUT foi desenvolvido por Kepner e Tregoe na década de 1980, a partir da necessidade de resolução de problemas complexos nas indústrias americanas e japonesas. Várias contrariedades podem surgir em uma organização, e nem sempre é possível resolver todas ao mesmo tempo (KEPNER; TREGOE, 1981).

A Matriz GUT é uma ferramenta que através de métodos quantitativos auxilia na tomada de decisões nos mais diversos ambientes empresariais ou não. É muito utilizada pelas empresas para priorizar os problemas que devem ser atacados pela gestão, bem como para analisar a prioridade que certas atividades devem ser realizadas e desenvolvidas (PERIARD, 2011). Solução de problemas, estratégias, desenvolvimento de projetos, tomada de decisões, a matriz GUT é utilizada para todas essas questões, GUT é a sigla para resumir as palavras Gravidade, Urgência e Tendência.

De acordo com Queiroz et al. (2011) a matriz GUT é definida como um procedimento que tem por finalidade a descrição de inúmeras alternativas de ação. “Essa ferramenta utiliza a listagem dos fatos e atribui pesos aos que são considerados problemas, de forma a analisá-los no contexto de sua gravidade, urgência e tendência”. Ainda para os mesmos autores essa matriz responde lucidamente tais questionamentos, são esses o que deve ser feito primeiro? E por onde deve-se começar?

Rodrigues (1998) argumenta que a técnica GUT é utilizada para evitar que a mistura de problemas gere confusão, isto é, quando os problemas são vários e relacionados entre si. Marshall et al., (2006) corroboram, ainda que a utilização da matriz GUT sirva para priorizar os problemas e analisar os riscos.

Na maioria das vezes existe a associação do Método GUT com a Matriz SWOT, pois ele é comumente utilizado para analisar a prioridade de resolução de problemas tanto no ambiente interno quanto no externo. Assim, o procedimento da matriz GUT está voltado a condução da organização, é através de orientações que a sua principal vantagem é proporcionar uma avaliação quantitativa dos problemas de uma área ou da organização como um todo, possibilitando que sejam priorizadas ações corretivas e preventivas para que o problema seja eliminado. Em uma corporação a resolução de muitos problemas gera ao administrador certa confusão em sua análise. Sendo que o mesmo encontra dificuldades na identificação das questões prioritárias, que merecem maior atenção. Faz-se necessário a separação dos problemas para então ordená-los de e solucionar os de grande relevância.

Quanto aos aspectos principais, Periard (2011) faz a seguinte classificação:

- Gravidade: Diz quanto o peso da dificuldade analisada caso ela venha a ocorrer. Analisa-se diante certas características, tais: tarefas, pessoas, resultados, processos, organizações etc. estudando os resultados a médio e longo prazo, se antes não for solucionado;

- Urgência: A quantidade de tempo que se tem ou necessita para resolução da tarefa. Se grande a urgência, menor é o tempo disponível para sanar tal problema.

- Tendência: Refere-se à possibilidade de aumento do problema, a circunstância da questão crescer ao decorrer do tempo.

A pontuação de 1 a 5 para cada item da matriz permite colocar os problemas em ordem decrescente dos mais importantes para o menos importante, por exemplo:

Gravidade: 5 - Os prejuízos ou dificuldades são extremamente graves; 4 - Muito graves; 3 - Graves; 2 - Poucos graves; 1 - Sem gravidade.

Urgência: 5 - É necessária uma ação imediata; 4 - Com alguma urgência; 3 - O mais cedo possível; 2 - Pode esperar um pouco; 1 - Não tem Pressa.

Tendência: 5 - Se nada for feito, o agravamento será imediato; 4 - Vai piorar a curto prazo; 3 - Vai piorar a médio prazo; 2 - Vai piorar a longo prazo; 1 - Não vai piorar ou pode até melhorar.

Para obter-se o valor das prioridades, basta efetuar o produto entre as notas atribuídas da seguinte forma: (G) x (U) x (T).

O emprego da metodologia GUT torna possível estabelecer a postura da organização que orientará suas próprias estratégias e políticas, principalmente as de médio e longo prazo. A organização pode escolher entre as seguintes estratégias, aqui destacadas: sobrevivência, manutenção, crescimento e desenvolvimento. (AZEVEDO e SILVA, 2003; MAIA, 2008).

Como iniciei o texto falando da maneira pessoal de utilizar a matriz GUT, tente organizar suas prioridades com ela! Certamente você já perguntou a um amigo ‘porque está fazendo A no lugar de B’, e o amigo diz: “prioridades, migs”. Provavelmente ele utilizou uma matriz GUT para estabelecer essa prioridade, mesmo que sem querer, inconscientemente. Assim, você consegue elencar o que é de maior prioridade para você.

E aí, gostou da dica de hoje?

Vai que esse assunto cai na prova e você já leu e aprendeu tudo com o prof. Egberto, hein?

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Um forte abraço e até a próxima!

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Luis Cesar Felipe